Вам иногда кажется, что скопилось такое количество неразрешенных задач и отложенных в долгий ящик дел, что разгрести этот ворох не практически невозможно? Справиться с этим вам по силам, если правильно использовать свое время. Этим и занимается тайм менеджмент – наука о способах эффективной работы и организации времени.
Тайм-менеджер
Методы тайм-менеджмента научат вас, как эффективно организовать трудовой процесс, планировать рабочий день, избавиться от лени и быть дисциплинированным. Накопившиеся дела давят на вас, заставляются нервничать, вы находитесь в постоянном цейтноте. Приведенные методы позволят вам эффективно управлять своим временем и не растрачивать его на маловажные мероприятия.
Навыки тайм-менеджмента
Определите цель. Наметьте план действий
Отсутствие четкой цели тормозит рабочий процесс и заставляет двигаться разнонаправлено. Если определились с целью, самое время наметить пути выполнения поставленной задачи. Запишите на бумаге промежуточные пункты, следуя которым, вы придете к намеченному результату.
Концентрация на наиболее важной и срочной задаче позволяет быстро справиться со многими делами и получить удовлетворение от работы. Когда расправились с главным делом, можно приступать к выполнению менее важного и менее срочного мероприятия.
Классифицирование
ВРЕМЯ главный ресурс жизни
Классифицируйте все неразрешенные дела по пунктам
Можно разделить все имеющиеся дела на следующие разделы:
- Важные, но не срочные; к этой категории можно отнести следующее: составление годового отчета, ремонт квартиры. Определите время, когда вы сможете приступить к выполнению этих дел;
- Срочные, но не слишком важные (некоторые звонки, разбор корреспонденции, предстоящие, малозначимые для вас встречи);
- Неважные и несрочные. Сюда можно отнести различные мелочи, отнимающие у вас время, например, звонок несимпатичной вам школьной приятельнице. Подумайте, а следует ли вообще выполнять эти дела?
Классификация невыполненных дел поможет расставить приоритеты и определить, какие из дел требуют решения, а от каких можно и отказаться.
Время
Наметьте сроки выполнения
Определитесь со временем, которое вы можете позволить себе затратить на выполнение важной задачи и не отступайте от графика. Лучше сразу определить время начала работы и время ее окончания.
КАК НЕ ТРАТИТЬ ВРЕМЯ ЗРЯ. Первый закон Паркинсона
Заведите ежедневник
В записную книжку ежедневно вносите свои планы на предстоящий день, а также и те мысли, которые возникают у вас по этому поводу. Постарайтесь не отходить от намеченных пунктов, которые вы для себя записали.
Откажитесь от тех дел, которые вы не запланировали. Таким образом, вы обнаружите, что освободилось время на семью, отдых, творчество, собственное здоровье. Определив приоритетные задачи, вы сможете понять, что для вас является наиболее важным на данный момент, а с чем можно и повременить.
Имейте запасной план
Иногда жизнь вносит свои коррективы в наши планы, и все идет не в том направлении, каком ожидалось. На случай возникших изменений определите, что вы будете делать в том случае, если возникнут непредвиденные обстоятельства.
Научитесь отказывать
Существует большое количество так называемых «пожирателей времени». Это и бесполезные разговоры по телефону, и общение в социальных сетях, и компьютерные игры, «аська». Все эти вещи отвлекают вас от главной задачи и заставляют отвлекаться и расходовать время впустую. Если вы заведете дневник, в котором по минутам распишите весь свой трудовой день, вы будете поражены тем, сколько времени уходит «в песок».
Научитесь отказывать собеседнику, если он отвлекает вас от важной задачи. Дайте ему понять, что у вас «аврал» и пообещайте перезвонить позже. Если этот звонок имеет для вас некоторую ценность, отметьте его в своем ежедневнике, чтобы не забыть. Вина – это не то чувство, которое должно вас преследовать в данном случае.
Многим мешает отказывать отсутствие осознанной цели.
Съесть слона
Слоном в тайм-менеджменте называют крупное дело, которое невозможно выполнить за один подход, особенно если дело — несрочное. Такими слонами могут быть: написание научной работы, изучение иностранного языка, составление бизнес-плана, ремонт в квартире. Чаще всего человеку трудно приняться за выполнение большого дела из-за его глобальных размеров.
Наилучшим способом расправиться со «слоном» является разделение большого дела на маленькие части. Каждый день выполняйте какую-то одну задачу, которая будет приближать вас к цели. Не успеете оглянуться, как «слона» уже практически нет. Например, пишите каждый день по одной странице вашей диссертации, заучивайте несколько иностранных слов и т.п.
А еще и съесть лягушку
Лягушками называют неприятные дела, которые хоть и не требуют больших временных затрат, но и не вызывают желания их выполнять, например, это звонок вредному клиенту, разговор с начальником о повышении зарплаты, налоговые платежи. Приучайте себя каждый день съедать одну «лягушку» по утрам, и вы не заметите, как избавились от кучи неприятных для вас дел. Сделав одно небольшое, но несимпатичное дело утром, вы почувствуете прилив сил и хорошее расположение духа. И наоборот, чем больше подобных «лягушек» маячит у вас на горизонте, тем сильнее они будут отравлять вам жизнь.
Используйте метод «швейцарского сыра»
Беспокойство чаще всего возникает тогда, когда необходимо решать неизвестную проблему, делать то, с чем раньше человек не сталкивался. Если вы не знаете, с чего начать выполнение поставленной задачи, используйте «метод швейцарского сыра». Начинайте работать над задачей не в логическом порядке, а в произвольном, каждый раз «выгрызая небольшой кусочек сыра» от целой головки. Начните выполнять задание с тех пунктов, которые сделать вам будет легко и приятно, например, оформите работу картинками, затем напишите несколько простых тезисов и т.д. Через некоторое время в головке сыра появится такое количество дырок, что съесть его будет совсем не сложно.
Выполняйте несколько дел одновременно
Безусловно, при срочной и важной работе не следует отвлекаться на различные мелочи. Но совместить приятное занятие с полезным возможно. Например, во время просмотра телепередачи попробуйте составить планы на завтрашний день. Некоторые с успехом используют время, образовавшееся «в пробке» по пути на работу, для прослушивания аудиокниги. Катаясь на велосипеде, можно одновременно изучать иностранный язык с помощью плеера.
Несколько задач одновременно
Женщины лучшим образом умеют справляться с несколькими делами одновременно, а вот мужчины чаще сосредоточены на решении какого-то одного вопроса и не любят отвлекаться. Среди нас найдется немало женщин, которые одновременно готовят и ухаживают за своим лицом, убирают квартиру и делают физическую разминку, моют посуду и помогают ребенку делать домашние уроки.
Выполняя намеченное ранее дело, можно сделать еще одно попутно, используя удобный момент. Например, планируя визит в банк, одновременно оплатите и коммунальные услуги. Запланирована встреча с PR-менеджером? Поговорите одновременно и по поводу рекламы.
Содержите рабочее место в порядке
- Для каждого документа должно быть свое отведенное место, тогда вам не придется долго искать нужную в данный момент бумагу. Обо всех срочных делах можно сделать пометки в рабочем календаре, расположенном на столе. Держите под рукой не более двух документов, необходимых для работы в данный момент. Лишние документы в конце рабочего дня убирайте в промаркированные папки.
- Также под рукой должно найтись место для записной книжки с нужными номерами телефонов, тогда вам в ответственный момент не придется метаться и терять душевное равновесие в поисках нужного номера.
- Тайм-менеджмент позволяет эффективным образом управлять рабочим процессом таким образом, что выкраиваются лишние часы для заботы о здоровье, общения с семьей или увлечения. Вы меньше устаете и более эффективно работаете. Поощряйте себя за каждое достижение, важно уметь наградить себя за достигнутый успех.
Глеб Архангельский Тайм менеджмент
