Универсальная методология организации проектов

Методология в широком смысле этого слова – это наука об организации деятельности. Данное определение однозначно определяет и её предмет – организация деятельности. Организовать деятельность, значит упорядочить ее в целостную систему с четкими, определёнными характеристиками, логически завершённой структурой и временным процессом ее осуществления. Эта наука занимает важнейшее место в любой сфере деятельности. Она дает инструментальное обеспечение, необходимое чтобы:

обобщить и подвести итоги того, что уже удалось освоить и осуществить;
выявить основные ошибки, проблемы и неудачи для их последующей доработки;
выделить направления дальнейших размышлений и разработки нового инструментария (с переходом к исследованиям и проектным разработкам).

Чтобы перейти к универсальной методологии организации проектов, необходимо выяснить, что же такое проект. Это понятие интегрирует различные виды деятельности, объединённых рядом признаков, которые характеризуются:

Направленностью на достижение определенных целей и конкретных результатов;
Координированным выполнением разнообразных, взаимосвязанных действий;
Ограниченной протяженностью во времени (определено начало и конец проекта, его основные фазы).

Существует многочисленный ряд определений данного термина. Каждое из них может существовать, в зависимости от конкретной поставленной задачи, стоящей перед выполняющим. В довольно общем виде проект — это то, что задумывают или планируют, например, крупное предприятие. Таким образом, современное понимание проектов — изменение нашего мира: реконструкция предприятия, строительство жилого комплекса или промышленного здания, осуществление научно-исследовательских работ, организация бизнеса, создание новых техник или технологий, изготовление корабля, съёмка кинофильма, развитие региона, создание новой организации, инновационное развитие — всё это различные проекты.

Организация проектов

Проект всегда работает в определенном окружении, которое включает в себя внутренние и внешние компоненты, учитывает социально-экономические, политические, технологические, нормативные, законодательные, культурные и другие факторы. Проект всегда направлен на результат, на достижение конкретных целей и на определенную область предмета. Его реализация осуществляется полномочными руководителями проекта (менеджерами проекта и его командой, функционирующей под этим управлением) и другими участниками проекта, исполняющими отдельные определённые виды деятельности. В работе по проекту — при условиях неполной занятости — могут участвовать сотрудники других подразделений компаний, отвечающих за выполнение порученных им разнообразных заданий, поручений.

Простые Мысли. ВТОРОЙ МОЗГ, который будет думать за вас. Зеттелькастен метод

Универсальная методология организации проектов включает в себя организацию, планирование, руководство, координацию человеческих и материальных ресурсов на всём протяжении проектного цикла или жизненного цикла проекта, направленность на успешное достижение поставленных целей с помощью применения системы современных методик, техник и технологий организации управления для выполнения, запланированных в проекте результатов по объему и составу работ, времени, стоимости и качеству.

Универсальная методология организации проектов

Механизм теории заговоров. Михаил Величко

Структурирование проекта

С целью эффективной организации проекта, система должна быть отлично структурирована. Суть этой структуризации сводится к распределению проекта и системы его управления на дополнительные подсистемы и компоненты так, чтобы ими можно было управлять. Ведущей структурной единицей являются участники проекта, т. е. команда проекта — это отдельная группа, становящаяся самостоятельным участником проекта (или входящая в состав кого-либо из этих участников) и осуществляющая управление процессом в рамках реализации проекта. Структурирование, суть которого сводится к распределению проекта на подчиняющиеся подсистемы и компоненты, необходимые, чтобы в дальнейшем проект был более управляем. Структура проекта имеет целью определение продукции, которую нужно разработать или выполнить, и связывает элементы работ, которые предстоит произвести — как друг с другом, так и с итоговой задачей проекта. К вышесказанному стоит добавить, что процесс структурирования проекта представляет собой неотъемлемую часть общего процесса организации проекта и определения его задач, а также выполнения генерального (сводного) плана проекта и кривой распределения ответственности и обязанностей.

Почему просрачиваются сроки?

Методы организации проектов

Методы организации проектов помогают:
обозначить его цели и провести обоснование необходимости проекта;
обозначить структуру данного проекта, выделить необходимые подцели и важнейшие этапы работы, необходимые для его эффективного выполнения;
выявить нужные объемы и источники для финансирования проекта;
утвердить ответственных исполнителей;
разработать и заключить контракты;
рассчитать сроки выполнения данного проекта и предусмотреть график для его реализации, определить необходимые ресурсы; 7.распланировать бюджет и смету проекта;
запланировать возможные риски;
обеспечить необходимый контроль над процессом исполнения проекта. Методы организации проекта включают также сетевой планиринг, календарный, стандартный, структурный, ресурсный планиринги и имитационное моделирование на ЭВМ, логистику и прочее.

Участники организации проекта

Участники проекта являются основными элементами его структуры, ведь именно они непосредственно обеспечивают реализацию идеи проекта. Принято выделять девять основных функциональных областей организации проекта:

Организация содержания и объема работ (то есть организация целей проекта);
Организация временных сроков выполнения проекта;
Организация стоимости получившегося продукта;
Организация качественного выполнения продукта;
Организация материально-технического обеспечения (материальных ресурсов);
Организация управления человеческими ресурсами (персоналом);
Организация управления рисками;
Организация управлением информацией и коммуникациями;
Организация интеграционного управления.

Создание формальной основы для оценки и отображения выполнения работ по ходу проекта. Создание формальной основы для оценки и отображения выполнения работ по ходу проекта. Успех проектной команды в осуществлении намеченных целей можно измерить, сравнив фактические данные по использованным ресурсам и достигнутым датам завершения вех с ранее предусмотренными. Менеджер запланированного проекта полностью оценивает величины отклонений и решает возникающие спорные вопросы в процессе выполнения проекта. Большие отклонения и значительное количество непредвиденных препятствий могут в конечном итоге вызвать изменения в предусмотренном и намеченном плане. Исходя из этого, процесс пересмотра и корректировки плана является дополнительным средством для сохранения контроля над выполнением работ и использованием ресурсов проекта.

Осуществление проекта

Организация за исполнением проекта сводится к определению и применению необходимых нормативных воздействий с целью эффективной реализации проекта. Если реализация проекта выполняется в соответствии с предусмотренным планом, то его управление фактически достигается простым исполнением плана, то есть доведением до участников проекта плановых текущих заданий и контроль их реализации.

Другой вопрос, если в процессе выполнения проекта появились отклонения, анализ которых показывает, что возникла необходимость в выработке и применении определенных корректирующих воздействий. В таком случае необходимо отследить складывающиеся тенденции в ходе выполнения работ и спрогнозировать их последующее развитие. Потом на полученном основании выбрать наиболее оптимальные корректирующие воздействия, подкорректировать план оставшихся работ и произвести согласование порядка намеченных изменений со всеми участниками проекта.

Организация контроля за исполнением проекта

Иногда из-за непредугадываемых изменений внешних факторов и непредусмотренных внутренних обстоятельств длительность исполнения проекта и фактическая его стоимость могут существенно отличаться от предусмотренных. Кроме того, с течением некоторого времени могут поменяться и нужды, с целью удовлетворения которых оформлялся проект. Есть вероятность, что первоначальный план может стать ненужным из-за разнообразных внутренних и внешних факторов, например, из-за изменившихся условий финансирования, срыва поставок оборудования, невнятного планирования связей между задачами, изменения потребностей, внезапных технических затруднений или изменения временных показателей.

Большинство отклонений от плана должны быть исправлены своевременным и успешным руководством. Исходя из этого, все основополагающие элементы проекта контролируются руководством. Менеджер определяет процедуру и устанавливает последовательность в сборе данных (строго через определенные промежутки времени), анализирует полученные данные, основные расхождения фактических и запланированных показателей и прогнозирует влияние текущего состояния проекта на исполнение оставшихся объемов запланированных работ.

Требования, предъявляемые к организации системы контроля, разрабатываются строго до начала осуществления проекта с участием всех задействованных сторон. Система организации руководства проектом обязана обеспечивать использование корректирующих воздействий именно там и тогда, где и когда они действительно необходимы. Корректировка плана проекта ограничивается пересмотром параметров заданий, а также при необходимости разработкой абсолютно новой модели, отталкиваясь от текущего состояния и до момента реализации проекта.

Построение успешной системы организации за контролем выполнения проекта базируется на исполнении четырех фундаментальных принципов.

Наличие пошагового плана проекта. Для осуществления контроля он должен иметь конкретное содержание, быть четко структурирован и зафиксирован. Когда планирование проекта изменяется довольно часто и без выполнения процедур контроля за внесёнными изменениями, то контроль над осуществлением проекта может быть фактически утерян;
Наличие понятной системы отчетов. Отчетность должна показывать состояние проекта по сравнению с заданными планами на основании единых требований и критериев. Процедуры изготовления и доставки отчетности должны быть ясно определенными и достаточно простыми в исполнении;
Наличие успешной системы анализов фактических показателей и тенденций. По результатам сбора анализов полученных данных, руководители проекта определяют соответствие текущей ситуации и запланированной, в случае несоответствия, они рассчитывают размер и серьезность возникших последствий при отклонении. Два базовых показателя хода реализации работ — временные и стоимостные показатели. Для прогнозирования тенденций в этих оценках могут быть использованы только специальные отчеты;
Наличие успешной системы реагирования. Финальным шагом процесса организации контроля являются действия, направленные на исправление отклонений, возникших в ходе работ проекта. Эти действия могут быть нацелены на устранение образовавшихся недостатков и преодоление отрицательных тенденций в рамках реализации проекта. Иногда в ряде случаев может быть потребован пересмотр плана проекта. Перепланирование и корректировка могут потребовать проведения дополнительного анализа типа «Что, если…», который обеспечит расчет и прогноз последствий запланированных действий.

От руководства проекта зависит также уверенность всей команды, выполняющей данный проект в необходимости тех или иных действий руководства и её мотивация.

Александр Палиенко. Интервью с Раминой Эсхакзай «Реализация Потенциала, Рождение Детей и Человечность».